KI-Enablement für Verwaltungen und Unternehmen
Künstliche Intelligenz verändert Verwaltungsarbeit und Unternehmensprozesse grundlegend. Damit wächst der Bedarf, KI gezielt einzuführen, Mitarbeitende zu qualifizieren und Systeme sicher in bestehende Strukturen zu integrieren.
Viele Organisationen stehen dabei vor denselben Fragen: Wie lässt sich KI sinnvoll einsetzen? Welche Prozesse profitieren am meisten? Und wie entsteht Akzeptanz in der Belegschaft? Fehlende Fachkenntnisse, technologische Komplexität und Unsicherheit bei der Umsetzung bremsen oft den Fortschritt.
Knowledge Now begleitet Verwaltungen und Unternehmen bei der Entwicklung und Einführung einer klaren KI-Strategie – von der Analyse über Schulung bis zur Integration.
Durch die Verbindung aus Technologieberatung, Didaktik und Change-Management schaffen wir praxisnahe Strukturen, in denen KI nicht nur eingeführt, sondern auch verstanden und genutzt wird.
So entsteht ein Umfeld, das Effizienz steigert, Wissen verankert und Innovation messbar macht – sicher, nachhaltig und zukunftsgerichtet.
Die größten Hürden auf dem Weg zur KI-gestützten Organisation
Unklare Einsatzfelder
Viele Organisationen wissen nicht, in welchen Prozessen KI echten Mehrwert bringt – von Verwaltungsvorgängen bis Bürgerkommunikation.
Zersplitterte Datenlandschaft
Daten liegen in unterschiedlichen Systemen, Formaten und Abteilungen – eine strukturierte Nutzung für KI ist dadurch kaum möglich.
Fehlende Fachkompetenz
Mitarbeitende sind verwaltungsrechtlich geschult, aber nicht im Umgang mit KI, Datenanalyse oder automatisierten Prozessen.
Technologische Altstrukturen
ERP- oder Fachverfahren sind oft nicht auf KI-Anwendungen vorbereitet und lassen sich nur schwer integrieren.
Datenschutz & Compliance
Unklare Richtlinien zu Datenverarbeitung, Haftung und Urheberrecht bremsen den produktiven Einsatz von KI.
Mangelnde Akzeptanz & Change-Begleitung
Ohne Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden bleibt KI ein Fremdkörper – statt Teil der täglichen Arbeit.
Ihr Mehrwert durch KI-Integration
01
Effizientere Abläufe
KI reduziert Routineaufgaben und beschleunigt Abläufe – von der Dokumentenverarbeitung bis zur Wissensrecherche.
So gewinnen Teams Zeit für strategische und fachliche Aufgaben, während Prozesse messbar effizienter werden.
03
Rechtssichere Anwendung & Compliance
Unsere Expert:innen stellen sicher, dass alle KI-Prozesse DSGVO-konform und rechtlich geprüft sind.
Governance-Modelle, Protokollierung und klare Verantwortlichkeiten sorgen für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
02
Bessere Entscheidungen
Durch datenbasierte Analysen, Mustererkennung und Prognosen unterstützt KI fundierte Entscheidungen.
Ob in Haushaltsplanung, Personalwesen oder Unternehmenssteuerung – Entscheidungen werden nachvollziehbarer und transparenter.
04
Kompetente Mitarbeitende & Akzeptanz
Schulung und E-Learning-Formate machen KI verständlich und anwendbar.
So entsteht Akzeptanz im Alltag – Mitarbeitende werden zu Mitgestaltenden der digitalen Transformation.
Praxisbewährtes Vorgehensmodell für Ihre KI-Einführung
Der strukturierte Fahrplan zur erfolgreichen KI-Integration
1. Quick Check & Statusanalyse
In dieser Einstiegsphase erfassen wir systematisch den digitalen Reifegrad Ihrer Organisation und den aktuellen Stand bei der Nutzung von KI-Tools. Ziel ist es, Potenziale, Risiken und Schnittstellen zu identifizieren – sowohl technologisch als auch organisatorisch.
Dabei werden bestehende Systeme (z. B. SAP S/4HANA, Infoma newsystem, DMS oder Fachverfahren), Prozesse und Datenquellen analysiert, um festzustellen, wo KI sinnvoll integriert werden kann.
Unsere Expert:innen bewerten zudem die vorhandene Datenqualität, prüfen Governance-Strukturen und identifizieren rechtliche oder technische Hürden.
Das Ergebnis ist ein umfassendes Management-Summary mit einer Prioritätenliste und klaren Handlungsempfehlungen – die Grundlage für eine strukturierte Umsetzung in Phase 2.
2. Projektimplementierung & Umsetzung
In der zweiten Phase entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen das Zielbild einer praxisnahen und rechtssicheren KI-Integration.
Dabei definieren wir Verantwortlichkeiten, entwickeln Prozessstrukturen und legen fest, in welchen Bereichen KI gezielt eingesetzt werden soll – etwa in Dokumentenmanagement, Kommunikation, Datenauswertung oder Wissensmanagement.
Technisch begleiten wir die Anbindung relevanter Systeme, entwickeln Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder DMS-Umgebungen und sorgen für eine saubere Integration in bestehende Workflows.
Begleitend werden Schulungskonzepte erstellt, Governance-Richtlinien definiert und rechtliche Rahmenbedingungen (DSGVO, Urheberrecht, Nachvollziehbarkeit) umgesetzt.
Das Ergebnis ist ein funktionierendes, revisionssicheres KI-Framework mit klarer Prozessdokumentation, implementierten Workflows und geschulten Mitarbeitenden – bereit für den operativen Einsatz.
3. Laufende Betreuung & Optimierung
Nach erfolgreicher Implementierung begleiten wir Ihre Organisation langfristig in der Nutzung und Weiterentwicklung der KI-Systeme.
Regelmäßige Reviews, Monitoring-Tools und Update-Services stellen sicher, dass rechtliche und technologische Entwicklungen (z. B. neue EU-KI-Verordnungen oder Software-Updates) frühzeitig berücksichtigt werden.
Darüber hinaus bieten wir Schulungen und Auffrischungstrainings, um neue Mitarbeitende zu befähigen und vorhandene Teams auf aktuelle Entwicklungen vorzubereiten.
Das Ergebnis: ein kontinuierlich lernendes System, das rechtssicher, effizient und an den Zielen Ihrer Verwaltung oder Ihres Unternehmens ausgerichtet bleibt – nachhaltig, skalierbar und zukunftsfähig.
KI-Einführung von den Experten
01
Interdisziplinäre Kompetenz & Erfahrung
Unser Team vereint Fachwissen aus KI-Technologie, Prozessberatung, Didaktik und Change-Management.
Diese Kombination ermöglicht uns, Verwaltungen und Unternehmen ganzheitlich zu begleiten – von der strategischen Planung bis zur erfolgreichen Integration intelligenter Systeme.
03
Sicherheit & Transparenz in jedem Schritt
KI braucht Vertrauen. Darum legen wir Wert auf klare Prozesse, nachvollziehbare Entscheidungen und DSGVO-konforme Implementierungen.
Unsere Governance-Modelle sorgen dafür, dass Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Qualität jederzeit gewährleistet sind.
02
Umsetzungsstärke & Praxiserfahrung
Wir übersetzen komplexe KI-Konzepte in anwendbare Lösungen.
Ob Dokumentenmanagement, Datenanalyse oder Prozessautomatisierung – wir gestalten den Wandel so, dass er im Arbeitsalltag funktioniert und Mitarbeitende echte Entlastung spüren.
04
Lernorientierter Ansatz & Akzeptanzförderung
Technologische Innovation gelingt nur, wenn Menschen sie verstehen.
Durch gezielte Schulungen, Lernplattformen und praxisnahe Trainings verankern wir den sicheren Umgang mit KI im Arbeitsalltag – und schaffen eine Lernkultur, die Fortschritt trägt.