Ihre Kommune im Wandel: § 2b UStG wird Pflicht
Ab dem 1. Januar 2027 gilt der § 2b UStG verbindlich für alle Städte und Gemeinden.
Damit endet die Übergangsfrist, und Kommunen stehen vor der Aufgabe, ihre Leistungen steuerlich korrekt zu klassifizieren und technische wie organisatorische Strukturen anzupassen.
Viele Verwaltungen kämpfen dabei mit komplexen Abläufen, fehlenden Fachressourcen und uneinheitlichen ERP- oder Buchungssystemen.
Gerade die Trennung zwischen hoheitlicher und unternehmerischer Tätigkeit führt oft zu Unsicherheiten und erhöhtem Prüfungsrisiko.
Knowledge Now unterstützt in enger Zusammenarbeit mit einer Partner-Steuerkanzlei Kommunen dabei, diese Herausforderungen in einen klaren Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.
Durch die Kombination aus steuerlicher Beratung, Prozessdesign und didaktisch fundierter Schulung schaffen wir Strukturen, die sowohl rechtssicher als auch digital integriert sind.
So profitieren Städte und Gemeinden nicht nur von einer sauberen § 2b-Umsetzung, sondern auch von effizienteren Verwaltungsprozessen, höherer Compliance und langfristiger Entlastung der Mitarbeitenden.
Warum § 2b UStG zur Herausforderung wird
Komplexe Bestandsaufnahme
Kommunen müssen sämtliche Leistungen prüfen und zwischen hoheitlicher und unternehmerischer Tätigkeit abgrenzen.
Oft betrifft das mehr als 1.000 Einzelvorgänge – von Schulessen bis Parkgebühren.
Fehlende zentrale Datenbasis
Viele Fachämter arbeiten dezentral, mit getrennten Buchhaltungssystemen und unvollständigen Leistungsübersichten.
Eine einheitliche Datengrundlage zur steuerlichen Bewertung fehlt meist vollständig.
Mangelnde fachliche Unterstützung
Sachbearbeiter:innen sind häufig verwaltungsrechtlich, nicht aber umsatzsteuerlich geschult.
Fehlendes Know-how zu Kriterien des § 2b UStG führt zu Abgrenzungsfehlern und Unsicherheiten.
Technische Defizite in ERP- und eRechnungs-Systemen
Viele Kommunen nutzen Altsysteme wie SAP R/3 oder CIP, die keine korrekte Umsatzsteuerabbildung erlauben.
Schnittstellen zu XRechnung und Peppol fehlen oder sind nur teilweise implementiert.
Rechtliche Graubereiche & Abgrenzungsprobleme
Die Trennung zwischen hoheitlicher und unternehmerischer Tätigkeit ist oft unklar – etwa bei VHS, Bädern oder Museumscafés.
Falsche Einstufungen können zu USt-Nachzahlungen oder Vorsteuerverlusten führen.
Ressourcenknappheit & Parallelprojekte
Die Einführung des § 2b UStG erfordert erhebliche Kapazitäten, während Kommunen gleichzeitig Projekte wie E-Rechnung, S/4 HANA oder Digitalstrategie stemmen müssen.
Das führt zu Überlastung in Kämmerei und Verwaltung.
Ihre Vorteile durch eine klare § 2b UStG-Umsetzung
01
Vorsteuerpotenziale nutzen – Mehr finanzieller Spielraum
Durch eine strukturierte Umsetzung des § 2b UStG gewinnen Kommunen Transparenz über ihre Leistungen und können gezielt Vorsteuerpotenziale realisieren. Das schafft zusätzliche finanzielle Mittel und stärkt die Handlungsfähigkeit – langfristig und rechtssicher.
03
Effizientere Abläufe – weniger Verwaltungsaufwand
Durch die Integration in bestehende ERP- und Buchungssysteme werden Abläufe digitalisiert und standardisiert. Das spart Zeit, senkt Kosten und entlastet Mitarbeitende – bei gleichbleibend hoher Qualität und Nachvollziehbarkeit aller Prozesse.
02
Rechtssicherheit schaffen – Risiken vermeiden
Mit klaren Prozessen und einer sauberen steuerlichen Abgrenzung reduzieren Städte und Gemeinden Betriebsprüfungs- und Haftungsrisiken deutlich. So entsteht Compliance-Sicherheit, auf die sich Verwaltung, Kämmerei und Entscheidungsträger verlassen können.
04
Digitalisierung fördern – Zukunft gestalten
Die Einführung des § 2b UStG kann der Startschuss für eine umfassende Modernisierung kommunaler Strukturen sein. Mit digitalen Rechnungs-Workflows, Schnittstellen und Schulungen schaffen Kommunen die Grundlage für eine effiziente, transparente Verwaltung von morgen.
In drei Phasen zur rechtssicheren § 2b UStG-Umsetzung
Der strukturierte Fahrplan zur rechtssicheren § 2b UStG-Umsetzung
1. Quick Check & Statusanalyse
In dieser Einstiegsphase erfassen wir gemeinsam mit einer Partner-Steuerkanzlei systematisch den Ist-Zustand Ihrer Kommune. Ziel ist die Identifikation steuerlicher Risiken sowie die Bewertung digitaler und organisatorischer Schwachstellen.
Dabei werden sämtliche Leistungsbeziehungen – hoheitliche, unternehmerische und gemischte Tätigkeiten – geprüft und den Anforderungen des § 2b UStG zugeordnet.
Unsere Expert:innen analysieren in enger Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei die bestehenden Buchungs- und ERP-Systeme (z. B. SAP R/3, CIP oder Newsystem kommunal), untersuchen eRechnungs-Workflows und die Umsatzsteuer-Abbildung in der Finanzsoftware.
Fehlende oder doppelte Steuernummern, unklare USt-IDs sowie nicht abgegrenzte Betriebe gewerblicher Art werden identifiziert und dokumentiert.
Das Ergebnis ist ein Management-Summary mit Risikomatrix und konkreten Handlungsempfehlungen.
Damit schaffen wir die Grundlage für eine priorisierte Umsetzung in Phase 2 – transparent, nachvollziehbar und prüfungssicher.
2. Projektimplementierung & Umsetzung
Auf Basis der Analyse folgt die operative Implementierung der rechtlichen und technischen Anforderungen.
Zunächst definieren wir gemeinsam mit der Kämmerei, den Fachämtern und ggf. Eigenbetrieben das steuerliche Zielbild und legen Verantwortlichkeiten fest.
Darauf aufbauend entwickeln wir eine kommunale Umsatzsteuer-Matrix mit eindeutigen Steuerkennzeichen und USt-Codes, die künftig eine konsistente Buchung sicherstellen.
Parallel werden Faktura- und Buchungsprozesse angepasst sowie Schnittstellen zu XRechnung- und Peppol-Plattformen implementiert.
So entsteht eine vollintegrierte Systemlandschaft, die sowohl die eRechnungspflicht als auch § 2b UStG-Anforderungen abbildet.
Abschließend schulen wir Ihre Mitarbeitenden gezielt in den neuen Abläufen und erstellen die erforderliche steuerliche Prozessdokumentation – inklusive IKS-Steuern (Internes Kontrollsystem) und Tax-Compliance-Struktur.
Der Output: ein vollständiges Prozesshandbuch, Schulungsmaterialien und ein Implementierungsbericht für Verwaltungsspitze und Rechnungsprüfungsamt.
3. Laufende Betreuung & Monitoring
Nach der erfolgreichen Einführung begleiten wir mit einer Steuerkanzlei zusammen Ihre Kommune langfristig bei der Pflege, Aktualisierung und Optimierung aller § 2b-relevanten Prozesse.
Im Rahmen eines modularen Retainer-Modells führen wir regelmäßige Prüfungen und Updates durch:
-
2b-Monitoring bei neuen Tätigkeiten oder Kooperationen
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Vorsteuer- und Rechnungs-Review zur korrekten USt-Abbildung
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Pflege des IKS-Steuern und der Dokumentation
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Update-Service zu Gesetzesänderungen, BMF-Schreiben und Rechtsprechung
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Schulungen & Briefings bei Personalwechseln
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optional: Digital-Controlling für Prozessautomatisierung und E-Rechnungsquote
So bleibt Ihre Kommune rechtssicher, digital anschlussfähig und auditbereit – auch über den Stichtag 2027 hinaus.
Weshalb Sie auf uns vertrauen können
01
Fachübergreifende Expertise & Erfahrung
Mit einem interdisziplinären Team aus Steuerberatung, Didaktik und Digitalisierung begleiten wir Kommunen von der Analyse bis zur Umsetzung.
Unser Ziel: rechtssichere, praxisnahe und zukunftsfähige Lösungen, die Verwaltungsprozesse spürbar vereinfachen und Risiken minimieren
03
Technologische & rechtliche Sicherheit
Wir kombinieren tiefes Verständnis kommunaler IT-Strukturen mit steuerlicher Präzision.
Ob ERP-System, XRechnung oder Peppol-Schnittstelle – wir stellen sicher, dass technische Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und langfristig stabil laufen.
02
Praxisbewährte Methoden & klare Prozesse
Unsere 3-Phasen-Systematik sorgt für Struktur, Nachvollziehbarkeit und Effizienz.
Von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Monitoring schaffen wir einheitliche Abläufe – transparent dokumentiert, digital integriert und prüfungssicher.
04
Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Wir verstehen kommunale Herausforderungen nicht theoretisch, sondern aus der Praxis.
Durch enge Abstimmung mit Kämmerei, Fachämtern und Entscheidern entstehen Lösungen, die Akzeptanz schaffen, Wissen stärken und nachhaltig wirken.